Buchführung:

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Buchführungspflicht – was ist das überhaupt?

Alle Unternehmen in Deutschland sind zur Aufzeichnung ihrer Geschäftsvorfälle verpflichtet. Als Unternehmen ist jede eigenverantwortlich ausgeübte Tätigkeit zu verstehen. Reine Vermietung gehört nicht dazu, obwohl Vermietungseinkünfte ebenfalls einkommensteuerpflichtig sind.

Ein Geschäftsvorfall ist alles, was den Wert des Unternehmens verändert: Ein- und Ausgangsrechnungen, das Bezahlen von Rechnungen, der Bestand des Anlage- und Umlaufvermögens, Wertveränderungen und abstraktere Positionen wie Rechnungsabgrenzungsposten oder Rückstellungen.

Dabei sind Vorschriften des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und des Bewertungsrechts, des Einkommensteuer- sowie des Umsatzsteuerrechts zu beachten.

Bei Betrieben von kleinen und mittleren Unternehmen sind dabei weniger Aufzeichnungspflichten zu erfüllen als bei größeren Unternehmen, die der vollumfänglichen Buchführungspflicht nach Handels- und Steuerrecht unterliegen.

Grundsätzlich ist es nach wie vor möglich und erlaubt, Bücher handschriftlich zu führen. Das würde allerdings viel mehr Aufwand bedeuten und wäre auch einfach unpraktisch. Außerdem müssen Steuererklärungen für Unternehmen ohnehin immer elektronisch übermittelt werden – da ist eine elektronische Buchführung nur sinnvoll.

Die Buchführung muss vor allem „unveränderbar“ gemacht werden, weswegen eine Buchführung in Text- oder Tabellenbearbeitungsprogrammen nicht ordnungsgemäß ist. Daher braucht es eine entsprechende Buchhaltungssoftware – und natürlich die Zeit und Energie zur fristgerechten Umsetzung sowie das notwendige Fachwissen.

Mit einer Buchhaltungssoftware werden die verschiedenen Geschäftsvorfälle vorher festgelegten Sachkonten zugeordnet, zum Beispiel Erlöse, Geschäftsausstattung, Forderungen, Verbindlichkeiten, Telefonkosten, Zinsen, Löhne und Abschreibung. Diese sogenannten Buchungssätze können bearbeitet und korrigiert werden, bis alle Buchungen eines bestimmten Zeitraums über eine Programmfunktion festgeschrieben (also unveränderbar gemacht) werden.

Durch die Zuordnung zu diesen Sachkonten können dann verschiedene Auswertungen ausgegeben werden – eine Übersicht über den Gewinn, die Bewegungen auf jedem einzelnen Sachkonto, eine Liste der verwendeten Sachkonten und einige mehr. Diese Zahlen können dann natürlich ebenfalls für Steuererklärungen und Steueranmeldungen verwendet werden.

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Lohnbuchführung

Neben der oben beschriebenen Finanzbuchführung gibt es auch die Lohnbuchführung – also die Erstellung von Lohnabrechnungen mit allem was dazu gehört. Löhne gehören zu den potentiell komplexesten Handlungsfeldern, weil es eine fast unbegrenzte Menge an Sonderregelungen für verschiedene Lohnbestandteile und Sachbezüge gibt und Regelungen in Arbeits- sowie Tarifverträgen zu beachten sind.

Handschriftliche Lohnbuchführung würde derart viel Aufwand verursachen, dass eine Bearbeitung ohne entsprechende Software unvorstellbar ist – zumal alle Meldungen an die Sozialversicherung und Lohnsteuer-Anmeldungen ohnehin elektronisch erfolgen müssen. Es bedarf hier viel Einrichtung und eine genaue Kenntnis des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts, insbesondere weil die Rentenversicherung mindestens alle vier Jahre eine Sozialversicherungsprüfung durchführt. Hiervon ausgenommen sind nur Beschäftigungen in Privathaushalten.

Die Lohn- und Finanzbuchführung greifen ineinander. Im Lohnprogramm sind ebenfalls Sachkonten für die verschiedenen Lohnarten hinterlegt, sodass die Lohnbuchungen in die Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden können.